Klubben er underlagt Norges idrettsforbund - Regnskaps- og revisjonsbestemmelser.
Klubben skal drives økonomisk solid og oversiktlig. I januar hvert år behandler styret årets budsjett som så framlegges årsmøtet sammen med regnskapet for foregående år.
Klubben har valgt Visma som vårt regnskapssystem. Dette er digitalt godkjent og bilagsoppbevaring skjer kun på server. Klubben har overført arbeidet med å føre bilag og regnskap til Haugerud Regnskapskontor AS, som også er rådgivere ved årsavslutning og ellers ved behov.
Klubben har to interne revisorer som velges av årsmøtet. En eller begge disse skal ha tilgang til å logge seg inn i vårt regnskapssystem.
Leder i Sauherad IL Fotball framlegger økonomisk status hvert kvartal. Siden hovedstyret i Sauherad IL har overtatt økonomisk ansvar for alle undergruppene f.o.m. 2019, vil en slik kvartalsvis økonomisk oversikt bli oversendt til gruppene (Fotball, Wakeborad, Ski) fra hovedstyret. Siden inntekts- og utgiftstrømmen er veldig periodiske, er det viktig at rapportert regnskapsperiode kan vurderes opp imot tilsvarende periode i foregående år for å klargjøre faktisk status.
Alle transaksjoner i klubben foregår elektronisk via kortbetaling (Se Klubbhåndboka, Kap.1) Unntaket er lotteri og kiosksalg, hvor fortsatt en del omsettes kontant. Klubben har gode systemer for avstemming av kontanter.
I fotballgruppa skal alle lag ha en økonomiansvarlig som har ansvar for organisering av lagets dugnader, oppfølging av innbetalinger i fm cupdeltakelser mm. Dersom man ikke velger en økonomiansvarlig er det lagleder som har dette ansvaret.
Det er ikke lov å etablere lagkonto for et lag i en privatpersons- eller lagsnavn. Alle transaksjoner for lagene skal skje via klubbens bankkonto, både utadgående og innadgående. I tillegg til at vi skal følge myndighetenes krav, er dette viktig fordi klubben mister mva-kompensasjon dersom transaksjoner går utenom klubbkontoen, med påfølgende økonomisk tap for klubben.
6.1 Kontingenter, avgifter og medlemskap
Alle spillere betaler medlemskontingent og treningskontingent. Klubben benytter et elektronisk system for innkreving av dette. Vi sender elektroniske betalingskrav til medlemmene pr. e-post/Vipps.
6.1.1.Medlemskontingent
Alle medlemmer må betale medlemskontingent for Sauherad IL, også lagledere, trenere, økonomiansvarlige samt ledere i klubben. Styret har vedtatt at klubben betaler medlemskapsavgiften for alle våre ressurspersoner, inkludert lagenes støtteapparat og klubbens styre/ledelse.
Medlemskontingenten vedtas på Sauherad IL sitt årsmøte. For 2025 er denne på kroner etthundre pr. medlem. Der er ikke anledning til å gi familierabatt, da laveste kontingent pr. medlem er satt til kroner ett hundre av Norges Idrettsforbund. Gjennom innbetaling av medlemskontingenten i Sauherad IL blir man automatisk også medlem i Sauherad IL Fotball.
6.1.2 Trenings kontingent
Alle spillere i Sauherad IL Fotball må betale en treningsavgift. Den skal dekke bruk av bane/anlegg og utstyr samt trenergodtgjørelse der dette er aktuelt. Treningsavgiften er differensiert slik at de yngste spillerne har lavere satser enn de som er eldre. Det er også fordelaktig familiekontingent dersom man har flere enn to aktive spillere i klubben.
Sauherad IL Fotball har vedtatt følgende deltaker/treningsavgift for 2023:
·7-9 år: kr.
·10-12 år: kr
·13-15 år: kr
·16-18 år: kr
·A-lag senior:
Søskenmoderasjon: kr. ?,-
Aktive som har foresatte som gjør en betydelig innsats for klubben (trenere, og enkelt tillitsvalgte) vil normalt få fritak for treningsavgiften
6.2 Dugnadsarbeid
Alle aktive forplikter seg til å delta på de tiltak/dugnader som Sauherad IL påtar seg. Ved dugnader pålagt av klubben går alle inntekter til klubben. Hvert enkelt lag kan selv sette i gang/påta seg dugnader. Dugnadsjobben skal på forhånd avklares med daglig leder. Ved dugnader initiert av laget beholder laget alle inntektene selv. Alle transaksjoner skal gå gjennom klubbkontoen og klubben skal være fakturamottaker på alle betalinger i forbindelse med dugnader.
6.3 Sponsorinntekter
Klubbens hovedsponsor er Systemblokk AS.
Alt sponsorarbeid skjer gjennom eller i overensstemmelse med klubbledelsen og klubbens sponsoransvarlig. Det er ikke anledning for lag/grupper å forhandle om eller motta egne sponsorinntekter uten at dette er godkjent av Hovedstyret.
6.4 Lotterier
Ved store lotterier skal det være premier av betydelig verdi, og de skal være attraktive for forskjellige aldersgrupper. Loddene kan betaleskontant, men fortrinnsvis med Vipps.
Det er anledning for gruppene eller enkelt-lag gå gjennomføre egne små lotterier (loddsalg opptil kr 25.000,-) forutsatt at dette er klarert med daglig leder minst én uke på forhånd. Også ved små lotterier skal alle summer inn på klubbens konto og utgiftene gå igjennom klubben med faktura eller kassabilag som dokumentasjon.
6.5 Cuper eller andre idrettsarrangementer
Alle lagkostnader i forbindelse med cuper/stevner må registreres i klubbens regnskap. Det mest praktiske er at forhåndsbestillinger som transport og overnatting går på faktura rett til klubben. Det er også mulig for lagets økonomiansvarlige å legge ut og få refusjon fra klubben. Det er også mulig for lagets økonomiansvarlige å få forskudd fra klubben, det kan være hensiktsmessig ved betaling for felles bespisning, matinnkjøp og lignende. Alternativt kan utlegg refunderes av klubben etterskuddsvis. Husk å ta vare på alle kvitteringer!